地区大会の結果、出場権を得た選手・チームは、校長印が押印された個人戦・団体戦参加申込書を各校の校長または教員または部活動指導員が代表者会議でご提出ください。代表者会議への遅刻(駐車に時間を要した等)で参加申込書の提出が間に合わない場合は出場が取り消される可能性がありますので時間に余裕をもってお越しください。また個人参加保護者引率の場合でも、代表者会議の代表者は出場選手が所属する学校の校長・教員・部活動指導員に限られます。参加申込書は旧書式のものは受け取れませんのでご注意ください。監督・外部指導者・部活動指導員については、埼玉県中学校体育連盟が定める大会実施要項「（８）その他 ア」の項に違反していないことを確認してください。テニスの部実施要項は代表者会議当日に配布いたします。個人戦の補欠は各地区委員長が申込用紙を取りまとめて代表者会議に申し込みを行いますが、同校に出場確定選手、チームがいる場合は同じ用紙に記入して申し込んでください。尚、参加費は補欠選手を除いた金額を記入してください。また、団体戦参加校は団体戦メンバー登録(Excel)に必要事項を入力の上、10月4日(金)までにの城西川越中の江原先生までメールにて送付してください。アドレスはファイル内に記載があります。代表者会議までに団体戦監督マニュアルを確認し、不明な点は会議にてご質問ください。各地区専門委員長は地区大会結果報告を地区大会終了後速やかに大会ディレクター江原先生までメールで送付してください。